То, как долго нужно хранить документ, зависит от его типа и вида. Порядок и сроки хранения на государственном уровне установлены: законом «О бухгалтерском учете»; законом «Об архивном деле»; Налоговым кодексом РФ; иными законодательными нормативными актами.
Сроки хранения документов в делопроизводстве, в том числе кадровом, устанавливают в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденным Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236. Аналогичный перечень, утвержденный Приказом Минкультуры РФ №558, действовавший до 18 февраля 2020 года, отменен.
Закон дополнили статьей, которая скорректировала сроки хранения документов по личному составу. Теперь бумаги, которые закрыли до 1 января 2003 года нужно хранить 75 лет, а остальные — 50 лет. Компания может изменять установленные на федеральном уровне сроки хранения документов, но только в сторону увеличения. Такая потребность может возникнуть, если документ имеет особую важность. Поэтому работодатели могут сами решить, как долго хранить документы. Локальные нормы нужно закрепить отдельным актом — Положением или Инструкцией по делопроизводству. Учитывайте организационно-правовую форму компании, когда определяете порядок и срок хранения деловых бумаг.
Срок хранения документов ООО устанавливают в соответствии с перечисленными выше регламентами. Для акционерных обществ, деятельность которых связана с ценными бумагами, установлены отдельные требования. Их регламентирует Постановление ФКЦБ №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках документов акционерных обществ». Памятка: сроки хранения архивных документов Скачайте памятку полностью Как изменился срок хранения документов в архиве организации в 2020 году Согласно новому Перечню, вступившему в действие с 18 февраля 2020 года, некоторые сроки хранения архивных документов изменились. Например, графики отпусков теперь можно утилизовать не через год, а через три года.
Журналы, книги и карточки учета, базы данных отпусков нужно хранить пять лет, а не три. Некоторые кадровые документы теперь надо хранить меньше. В их числе: документы о дисциплинарных взысканиях — три года (раньше 5 лет); заявки о потребности в иностранцах — год (раньше 5 лет); документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда — пять лет (раньше постоянно); книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий — 45 лет (раньше постоянно). Трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении работников и их личные карточки нужно хранить 75 лет, если делопроизводство по ним закончили до 1 января 2003 года, и 50 лет — если после этого срока. Некоторые кадровые документы получили отдельный срок хранения.
Среди них: уведомления, предупреждения работников — три года; заявления сотрудников о выдаче документов, которые связаны с работой, и их копии — год; журналы, книги учета инструктажа по охране труда — 45 лет.
Переписка с налоговиками, которая касается расхождений в расчетах по налогам 5 лет 6 лет Обратите внимание! Действие нового Перечня распространяется на все организации, независимо от формы их собственности, в том числе общественные и религиозные. Индивидуальные предприниматели не исключение. От чего зависят сроки хранения документов Сроки хранения документов устанавливают с учетом их важности, независимо от регламентов. Например, если локальный нормативный акт, штатное расписание или должностную инструкцию разработали в самой компании, сроки их хранения устанавливают как постоянные. Документы, которые разработали на другом предприятии, хранят только три года. Это касается и личных дел. Так личное дело руководителя компания обязана хранить постоянно, а личные дела работников — 75 лет.
Еще один пример — табели учета рабочего времени. В общем случае сроки хранения архивных документов устанавливаются 5 лет. Но на производствах с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда, табели и журналы, в которых ведут учет рабочего времени, хранят 75 лет. Сроки хранения архивных документов в организации зависят от того, на каком этапе обработки находятся документы. Их нужно оставить на текущем хранении в подразделениях, если эти документы еще используют в справочно-информационном обслуживании исполнителей и руководства. Сроки текущего хранения ограничены. После того, как работу с документом полностью завершат, его передадут на архивное хранение.