Кадровый учет связан с построением трудовых отношений между работодателем и сотрудником. Он включает в себя оформление отпусков, налоговых отчислений, приема на работу и увольнения. Ведение кадрового учета обязательно для любой компании, без исключений по организационно-правовой форме и размеру штата.
Любое взаимодействие между компанией и ее персоналом оформляется документально, и для этого нужны, знания, опыт и постоянный мониторинг законов РФ.
ЧТО ВКЛЮЧАЕТ В СЕБЯ КАДРОВЫЙ УЧЕТ:
- формирование личных дел сотрудников;
- расчет и начисление заработной платы, премий и иных выплат;
- составление расписания штата;
- учет рабочего времени;
- оформление справок, заявлений и больничных листов;
- сдачу периодической отчетности в органы налоговой инспекции, статистики и ПФР;
- составление графика отпусков и контроль за их исполнением;
- подготовку кадровых приказов;
- ведение документации по найму новых работников;
- аттестацию и оценку сотрудников;
- соблюдение правила защиты личных данных работников;
- ведение воинского учета.
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ СОПРОВОЖДЕНИЕ
Документы для ведения кадрового учета должны быть в каждой организации, как прописано в Трудовом кодексе РФ, — обязательные и необязательные.
ПЕРЕЧЕНЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, СОСТАВЛЕНИЕ КОТОРЫХ ОПРЕДЕЛЕНО ТК РФ:
- личные карточки работников (ведутся по унифицированной форме № Т-2 или по собственной) — в карточках фиксируются данные о выполняемой работе, переводе или увольнении, отпусках, воинском учете;
- приказ о приеме на работу;
- договор с работником и дополнительные соглашения к нему;
- трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка, в документе хранятся данные о самом сотруднике, выполняемой им работе, переводе на другую должность или смене места работы);
- документы о переводе сотрудника;
- приказ об увольнении работника;
- приказ об оформлении отпуска;
- график отпусков — процедура составления и принятия графика, количество дней отпуска на каждого работника, изменения и дополнения при переносе или отзыве отпусков;
- штатное расписание (в документе указывается структура, состав и численность организации; фиксируется перечень должностей, структурных подразделений).
Большинство документов унифицированы, однако некоторые из них придется разрабатывать руководителю:
- правила внутреннего распорядка компании (в документе фиксируется порядок найма и увольнения сотрудников, время работы и отдыха, меры поощрения и наказания, предусмотренные на предприятии);
- коллективный договор;
- положение об оплате труда (документ включает разделы, где прописаны принципы оплаты труда, системы, применяемые в компании, условия выплаты премий, порядок возмещения);
- положение о защите персональных данных работника (в документе указывается состав и порядок обработки персональных данных);
- положение об охране труда;
- положение о премировании.
Все документы кадрового учета, подготовленные сотрудником отдела кадров, утверждаются руководителем компании. Каждый работник изучает их и ставит свою подпись.
НА КАКИЕ ВОПРОСЫ ДОЛЖЕН ОТВЕЧАТЬ КАДРОВЫЙ УЧЕТ
- Сколько сотрудников работает на предприятии, учитывая все его подразделения
- Какое у работников образование? Какое образование имеют сотрудники управленческого аппарата, есть ли дипломы о профильном образовании у специалистов?
- Как происходит разделение персонала по категориям и специальностям?
- Какой стаж работы у каждого сотрудника? Много ли работников, служащих несколько лет, получили карьерный рост в пределах данной организации?
- Какова на предприятии текучесть персонала? По каким причинам происходит замена или сокращение должности? Насколько часто появляются кадры для их заполнения?
- Какой уровень заработной платы в компании? Как распределяется вознаграждение за выполнение обязанностей?
- Проходят ли работники курсы повышения квалификации? Как часто это происходит и каковы результаты этих мероприятий?
- Каково состояние кадрового резерва компании? Проходят ли стажировки или обучения?
- Как часто и по каким причинам сотрудники отсутствуют на рабочем месте?
БЕЗ ЭТОГО НЕВОЗМОЖНО ПОСТРОИТЬ КАДРОВЫЙ УЧЕТ:
1. Изучение основ кадрового делопроизводства
Необходимо изучать последнюю редакцию трудового кодекса РФ, следить за обновлениями других нормативно-правовых актов. Недостаточное знание законов приведет к ошибкам и нарушениям.
2. Подбор и настройка программного обеспечения
Для более простого ведения кадрового учета организации необходимо использовать компьютерные программы и дорабатывать их под требования законодательства и бизнеса (для учета движения персонала, рабочего времени, заполнения личных карточек, сбора статистики, формирования печатных форм кадровых документов и форм отчетности). Они позволяют свести к минимуму рутинные операции и оптимизировать работу с документами.
3. Знакомство с учредительными документами компании
Документация должна разрабатываться в соответствии с учредительными документами компании, ее уставом. Между ними недопустимы противоречия, поэтому необходимо внимательно ознакомиться со всеми материалами.
4. Ревизия локальных нормативных актов
Перед организацией ведения кадрового учета нужно проверить уже имеющиеся кадровые документы на их соответствие действующему законодательству. Также нужно убедиться в наличии всей документации. Чтобы компания не получила штраф, нужно создать перечень недостающих документов, разработать их, согласовать с руководством, внедрить в работу.
5. Разработка типовой формы трудового договора
В дальнейшем данную форму можно использовать для заключения договоров со всеми сотрудниками.
6. Формирование набора бланков
Стандартные формы значительно ускоряют кадровые процессы. Можно использовать унифицированные или разрабатывать их самостоятельно. Бланки утверждаются приказом в письменном виде.
7. Ведение журналов регистрации
Для упорядочения документооборота рекомендуется создавать книги учета и регистрации.
8. Проверка корректности оформления трудовых договоров с работниками
Нужно контролировать, чтобы все сроки действия/условия соглашений были соблюдены.
9. Ведение личных карточек всех сотрудников
Карточки заводятся по форме Т-2 на всех сотрудников, в том числе тех, которые работают дистанционно. Эта форма представляет собой документ, в котором собирается информация о человеке, принятом на работу к конкретному работодателю.
10. Организация воинского учета
Сотрудник отдела кадров должен перенести все данные из военных билетов в личные карточки персонала.
11. Обеспечение условий хранения для документов
Документы должны храниться в несгораемом шкафу или в сейфе.