С 2022 года работодатели могут внедрять кадровый ЭДО в свой бизнес. Однако далеко не все документы можно перевести в «цифру». Расскажем подробнее об ограничениях и рассмотрим пошагово порядок перехода на электронный кадровый документооборот.
Изменения в ТК РФ
Вступивший в силу 377-ой Федеральный закон добавил в Трудовой кодекс несколько новых статей:
- 22.1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений;
- 22.2. Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот;
- 22.3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.
Закон позволяет оформлять, хранить и передавать документы сразу в электронном виде, без дублирования на бумаге. Электронный обмен можно вести со всеми работниками, включая «дистанционщиков»: для этого достаточно заручиться их согласием на переход к электронному ведению документов (ч. 1 ст. 22.1, ч. 5 ст. 312.1 ТК).
Кто может перейти на кадровый ЭДО?
Воспользоваться преимуществами кадровый электронный документооборот 2022 могут все желающие – переход на новый формат возможен для ИП и юридических лиц, персонала организации.
«Старые» работники, которые уже трудятся на предприятии, могут выбирать между бумажным и электронным форматом ведения кадровых документов. Новые сотрудники, пришедшие в компанию уже в этом году, обязаны принять кадровый электронный документооборот (КЭДО), если работодатель уже внедрил у себя эту систему.
Для перехода на КЭДО работодатель должен принять локальный нормативный акт, в котором прописаны следующие условия:
- данные об информационной системе (ИС), в которой будет происходить создание, хранение и обмен кадровыми документами;
- порядок доступа к ИС;
- перечень электронных документов;
- перечень категорий сотрудников для КЭДО;
- сроки уведомления персонала о переходе на новый формат документооборота, а также подписания с ними соответствующих документов;
- сроки введения ЭДО;
- случаи применения бумажного документооборота.
Какие документы можно перевести в цифровой формат?
ТК РФ разрешает перевести в электронный вид почти все документы, которые ранее оформлялись на бумажном носителе или, с которыми знакомили работников под подпись.
- трудовые договоры;
- договоры о материальной ответственности;
- ученические договоры, а также договоры на получение образования (с отрывом или без отрыва от работы);
- приказы о дисциплинарном взыскании;
- уведомления об изменении условий трудового договора и пр.
Нельзя перевести в электронный формат:
- трудовые книжки;
- СТД-Р;
- акты о несчастных случаях № Н1;
- приказы об увольнении;
- журнал инструктажей по охране труда.
Окончательные требования к формату ведения КЭДО правительство планирует ввести с 1 марта 2023 года.
Для обмена электронными документами с сотрудниками, работодатель может выбрать ИС или воспользоваться сайтом «Работа в России». В последнем случае работникам нужно будет пройти авторизацию через Госуслуги.