Объекты малого бизнеса в России

Кадровый ЭДО в 2022 году: правила, инструкции, образцы документов

С 2022 года работодатели могут внедрять кадровый ЭДО в свой бизнес. Однако далеко не все документы можно перевести в «цифру». Расскажем подробнее об ограничениях и рассмотрим пошагово порядок перехода на электронный кадровый документооборот.

Изменения в ТК РФ

Вступивший в силу 377-ой Федеральный закон добавил в Трудовой кодекс несколько новых статей:

  • 22.1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений;
  • 22.2. Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот;
  • 22.3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.

Закон позволяет оформлять, хранить и передавать документы сразу в электронном виде, без дублирования на бумаге. Электронный обмен можно вести со всеми работниками, включая «дистанционщиков»: для этого достаточно заручиться их согласием на переход к электронному ведению документов (ч. 1 ст. 22.1, ч. 5 ст. 312.1 ТК).

Кто может перейти на кадровый ЭДО?

Воспользоваться преимуществами кадровый электронный документооборот 2022 могут все желающие – переход на новый формат возможен для ИП и юридических лиц, персонала организации.

«Старые» работники, которые уже трудятся на предприятии, могут выбирать между бумажным и электронным форматом ведения кадровых документов. Новые сотрудники, пришедшие в компанию уже в этом году, обязаны принять кадровый электронный документооборот (КЭДО), если работодатель уже внедрил у себя эту систему.

Для перехода на КЭДО работодатель должен принять локальный нормативный акт, в котором прописаны следующие условия:

  • данные об информационной системе (ИС), в которой будет происходить создание, хранение и обмен кадровыми документами;
  • порядок доступа к ИС;
  • перечень электронных документов;
  • перечень категорий сотрудников для КЭДО;
  • сроки уведомления персонала о переходе на новый формат документооборота, а также подписания с ними соответствующих документов;
  • сроки введения ЭДО;
  • случаи применения бумажного документооборота.

Какие документы можно перевести в цифровой формат?

ТК РФ разрешает перевести в электронный вид почти все документы, которые ранее оформлялись на бумажном носителе или, с которыми знакомили работников под подпись.

  • трудовые договоры;
  • договоры о материальной ответственности;
  • ученические договоры, а также договоры на получение образования (с отрывом или без отрыва от работы);
  • приказы о дисциплинарном взыскании;
  • уведомления об изменении условий трудового договора и пр.

Нельзя перевести в электронный формат:

  • трудовые книжки;
  • СТД-Р;
  • акты о несчастных случаях № Н1;
  • приказы об увольнении;
  • журнал инструктажей по охране труда.

Окончательные требования к формату ведения КЭДО правительство планирует ввести с 1 марта 2023 года. 

Для обмена электронными документами с сотрудниками, работодатель может выбрать ИС или воспользоваться сайтом «Работа в России». В последнем случае работникам нужно будет пройти авторизацию через Госуслуги.