Неправильная организация бизнес-процессов. Работа субъекта предпринимательской деятельности ведется так, что поступлений недостаточно для покрытия обязательств. Чаще всего подобные ситуации возникают, когда компания несет большое количество накладных расходов, которые не были учтены при первоначальном планировании.
Например, при заключении сделок менеджеры компании или руководство тратит слишком много денег на привлечение каждого клиента, что не предусмотрено маркетинговым планом. В результате доход, который приносит компании клиент, не покрывает понесенные расходы на выполнение работы или оказание услуги.
2. Ошибки в расстановке приоритетности выплат. Если компания работает стабильно, то причиной нехватки денег для текущих платежей могут быть необязательные траты, которые можно сделать после поступления оплаты от заказчиков.
Например, компания заключила договор на выполнение работ или оказание услуг, согласно которому деньги за работу поступают ежемесячно или раз в две недели. И часть денег потратила на обновление интерьера офиса или приобретение новой мебели для кабинета директора. Позже из-за этого у нее не хватило средств на оплату аренды в этом месяце. Если поменять местами приоритеты, покрытие временных кассовых разрывов не понадобится.
3. Отсутствие контроля дебиторской задолженности. Нередко компании в борьбе за клиента предлагают схемы оплаты с отсрочкой платежа. В результате исполнитель должен выполнять работу или оказывать услуги, приобретая материалы на свои деньги. Это приводит к возникновению кассовых разрывов, если ваши контрагенты не готовы ожидать с оплатой.
Например, компания заключила договор на отделку помещения, но с оплатой после выполнения работ. Чтобы выполнить заказ необходимо купить обои, цемент, клей и т. п. Сделать это с отсрочкой не получается. В результате приходится вкладывать собственные оборотные средства. Если затем заказчик задержит оплату, у порядной организации возникнет кассовый разрыв. А в некоторых случаях возместить затраты не удается.
4. Ошибка с объемом продаж или закупок. При приобретении сырья для производства или товаров для продажи компания вкладывает собственные деньги, которые затем нельзя будет использовать для погашения задолженностей перед кредиторами. Если правильно спланировать работу, «замороженные» деньги быстро вернутся с прибылью. Но если переоценить спрос, на реализацию товара уйдет много времени и возникнет кассовый разрыв.
Например, компания закупила 100 тыс. единиц елочных игрушек в надежде реализовать их с большой прибылью перед новым годом. Однако из-за переоценки спроса продать удалось только 50 тыс. В результате ожидаемая прибыль получена не будет, а средства будут «заморожены» как минимум до следующего новогоднего праздника.
Формулы расчета кассового разрыва
Появление разрывов по кассе опасно тем, что для их покрытия предпринимателю приходится задействовать дополнительные ресурсы. Это приводит к дополнительным тратам, например, на погашение процентов по краткосрочному кредиту.
Избежать этого можно, если заранее рассчитать кассовый разрыв. Для расчета используется такая формула:
ОДС = Дн + П — Ргде
ОДС — остаток денег дня;
Дн — денежные средства на начало дня;
П — ожидаемые поступления;
Р — ожидаемые расходы.
Для обнаружения разрыва необходимо выполнить этот расчет на каждый день как минимум на месяц вперед либо больше. Размер поступлений можно брать такой же, как за прошлый месяц или из плановых показателей. Расходы берутся из бюджета трат.
Автоматизировать расчет можно с помощью электронных таблиц или специализированных онлайн-сервисов в интернете, в том числе для ведения управленческого учета.