Организация бухгалтерского учета в разных компаниях существенно различается. Она зависит от масштабов бизнеса, области деятельности, стратегии развития и от прочих факторов. В небольших организациях обязанность ведения бухгалтерского учета может возлагаться непосредственно на руководителя. Более крупные фирмы держат в штате отдельного специалиста — бухгалтера. С ростом масштабов деятельности компании в ней начинает функционировать бухгалтерская служба: отдел или департамент во главе с главным бухгалтером.
Но существует еще один вариант организации деятельности: передача ведения бухучета сторонней специализированной компании — аутсорсинговой. Для этого с ней заключается договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета. Что представляет собой аутсорсинг? И как возникла идея доверять выполнение столь важных для предприятия функций посторонним фирмам?
Аутсорсинг получил известность в конце 1980 годов и с тех пор стал массовым явлением: в наиболее развитых странах его используют 85–95% компаний. В первую очередь на аутсорсинг отдаются: бухгалтерский учет, обслуживание IT-инфраструктуры, реклама и маркетинг, обеспечение безопасности, транспортные услуги — иначе говоря, непрофильные виды деятельности. Это позволяет руководству сконцентрировать ресурсы фирмы на ведении главных бизнес-процессов, от которых она получает основную прибыль.
Говоря об аутсорсинге бухгалтерских услуг, чаще всего подразумевают передачу внешним исполнителям таких работ, как:
организация и отладка системы учета;
оформление и контроль первичной документации;
бухгалтерский и налоговый учет, расчет налогов;
подготовка и сдача отчетности в налоговые и прочие контролирующие органы;
ведение кадрового учета;
расчет и начисление заработной платы, а также соответствующих налогов и платежей;
консультации и разъяснения по вопросам бухгалтерского и налогового учета;
поддержка в использовании IT-технологий для целей учета.
Не следует ставить знак равенства между эпизодическим привлечением внештатного бухгалтера и аутсорсингом бухгалтерских услуг. Аутсорсинг предполагает регулярное участие работников в обслуживании, их глубокую вовлеченность в дела компании-клиента, высокий технический и экспертный уровень группы специалистов, способных заменить друг друга при необходимости.
Бухгалтерский аутсорсинг или штатный бухгалтер: плюсы и минусы
Преимущества штатного бухгалтера или собственного бухгалтерского отдела очевидны:
он всегда «под рукой», может оперативно скорректировать данные;
его легче контролировать, повышается вероятность сохранения конфиденциальности важной для компании информации.
Но и недостатки также есть:
как правило, бухгалтеру приходится заниматься одновременно несколькими направлениями профессиональной деятельности: вести учет, рассчитывать зарплату, налоги, оформлять первичную документацию, вести переговоры с контролирующими инстанциями. Такая загруженность неизбежно приводит к совершению ошибок;
специалист может в решающий момент оказаться в отпуске или на больничном, что поставит под удар нормальное течение бизнес-процессов;
затраты на собственных бухгалтеров существенны и разнообразны (об этом подробнее расскажем ниже);
бывает, что штатные сотрудники подвержены внутрикорпоративному давлению и могут корректировать свои отчеты в интересах какой-либо из влиятельных групп;
ответственность за ведение бухгалтерии в конечном счете будет лежать на руководителе.
Использование аутсорсинга бухгалтерского учета дает следующие преимущества:
расходы на содержание бухгалтерии обычно превышают фиксированную сумму платежей по договору;
затраты на аутсорсинг снижают налогооблагаемую базу компании;
повышается качество работы, так как привлекаются наиболее опытные специалисты в данном направлении бухгалтерской деятельности, применяется самое современное программное обеспечение;
исключается вероятность того, что ключевой специалист будет отсутствовать из-за болезни или по другой причине;
ниже вероятность внутрикорпоративного давления на составителей отчетности, выводы более объективные и достоверные;
по договору ответственность за ошибки в учете возлагается на фирму-аутсорсера, что стимулирует ее выполнять все работы на высоком уровне.
И это неполный список преимуществ аутсорсинга бухгалтерских услуг. К примеру, передача бухгалтерских функций на аутсорсинг — плюс для инвесторов: независимый бухучет является определенной гарантией достоверности показателей деятельности.