Эффективная система управления платежами на предприятии одновременно решает несколько задач. Минимизирует вероятность кассовых разрывов и обеспечивает своевременность оплаты по счетам
кредиторов. Повышает качество управления деньгами и снижает потребность в привлечении заемных средств. Усиливает внутренний контроль оплат в сфере расчетов. О том,
из чего она складывается и как ее организовать, рассказываем в статье.
Что такое система управления платежами и зачем она нужна
Это внутренний механизм предприятия со своей структурой и регламентами. Он помогает формализовать процесс движения денег и максимально быстро отвечать на вопросы типа:
- сколько счетов и на какую сумму предстоит сегодня оплатить;
- что делать, если некоторые из требуемых платежей превышают лимиты, зафиксированные в бюджете движения денежных средств (БДДС);
- оплачивать ли счет поставщика, если окончательного договора с ним пока нет;
- какая заявка на платеж будет отклонена и у кого есть право это сделать и т.п.
Образно говоря, система управления платежами (СУП) – путь, который соединяет две точки: (1) необходимость осуществить платеж в пользу контрагента и (2) перечисление ему денег. Как кажется, он – несложен. Получили счет от поставщика – оплатили его. Но так может быть только в идеальном мире. В реальности процесс усложняется следующими моментами:
- денег на оплату по всем обязательствам не хватает и надо выбирать, кому платить в первую очередь;
- покупка в действительности не требуется для обеспечения бесперебойной деятельности предприятия и можно обойтись без нее;
- из-за невнимательности сотрудников и/или неэффективной организации документооборота какой-то счет пропускается, а какой-то оплачивается дважды и т.п.
Чтобы свести такие проблемы к минимуму, требуется рассматриваемая система.
Как создать систему управления платежами
Для начала разберемся с тем, из чего она складывается. Это (1) люди и (2) документы. По порядку рассмотрим каждую составляющую. Начнем со второй, чтобы при описании функционала ответственных лиц-участников оперировать знакомыми терминами.
Как управлять платежами: документационное обеспечение
Перечень документов, которые создаются внутри СУП, а также для обеспечения ее работы мы привели на схеме. Они делятся на четыре группы:
- инициирование платежа;
- оплата;
- планирование и контроль денежных потоков;
- регламентирование платежных операций.
Рисунок 1. Документы системы управления платежами
Заметьте: часть представленного на схеме есть в любой организации. Даже в той, где СУП, по сути, отсутствует и платежи осуществляются
хаотично: без проверки соответствия договорам, без контроля целесообразности и полноты перечислений. К таким обязательным документам относятся «первичка» и бухгалтерские регистры
навроде выписок со счета и кассовой книги. Наличие действительно системного подхода к расчетам с контрагентами подтверждается лишь тем, что мы
выделили красным цветом.
Итак, первый шаг в построении СУП – разработать формы документов и продумать порядок их заполнения и движения. Для последнего определитесь с ответственными лицами. Так введете в систему вторую составляющую – людей.
Управление платежами: кто участвует
Количество участников СУП определяется масштабом организации. На предприятии с численностью работников пара-тройка десятков человек это будут максимум трое:
- инициатор платежа – например, завхоз или менеджер по закупкам;
- лицо, принимающее решение об оплате, – руководитель, определяющий целесообразность перечисления денег;
- исполнитель операции и одновременно финансовый контролер – бухгалтер, составляющий платежное поручение или расходный кассовый ордер.
В крупной компании число участников, а также процессов, задействованных в СУП, увеличивается кратно. Конкретные вопросы организации системы с точки зрения
взаимодействия людей и документов решаются исходя из специфики бизнеса, а также опыта и предпочтений руководства. Приведем один из вариантов того,
кто может входить в число ответственных лиц и с каким функционалом.
Таблица 1. Участники СУП и их функционал
Участник
За что отвечает
Инициатор платежа (обычно руководитель структурного подразделения и/или центра финансовой ответственности)
Формирует/утверждает заявки на платеж на основании полученных от поставщика/подрядчика договора и/или счета
Бюджетный контролер
Проверяет соответствие платежа указанной в заявке статье БДДС, а также наличие требуемой суммы по данной статье на остатке
Финансовый контролер
Определяет соответствие заявки:
· формальным критериям оформления;
· сроку представления;
· первичным документам, на основании которых она составлялась
Экономист / финансовый аналитик
· Включает заявку в реестр платежей;
· формирует плановые суммы платежного календаря и проводит его ежедневную/еженедельную корректировку по факту;
· участвует в подготовке БДДС
Бухгалтер по расчетам
· Формирует платежные поручения и передает их в банк;
· выписывает расходные кассовые ордера и отдает кассиру для исполнения;
· обрабатывает выписки с расчетного счета;
· ведет кассовую книгу (если эта обязанность вменяется ему, а не кассиру)
Финансовый директор
· Утверждает БДДС и платежный календарь;
· закрывает намечающиеся кассовые разрывы, в том числе за счет привлечения кредитов и займов;
· формирует, проверяет на предмет работоспособности и корректирует регламенты СУП, в том числе определяет приоритет платежей;
· утверждает заявки на платеж по нетипичным операциям – особо значимым по сумме или превышающим лимит по бюджетной статье
Чем меньше сотрудников в организации, тем б?льшим будет совмещение функционала. Например, финансовый контролер может отвечать одновременно и за проверку заявки по бюджетным статьям и лимитам.
Справедливо и обратное утверждение: в крупной компании кроме перечисленных лиц в СУП вовлекаются и другие. Допустим, казначей, отслеживающий процесс сбора заявок и установления очередности платежей в случае недостатка денег.