Закупка товара, в условиях отсутствия полностью автоматизированного процесса, осуществляется в строгом соответствии с заявкой. заявка на закупку — очень важный момент в процессе закупок, ведь именно она исполняет роль задачи, которую закупщик решает.
И вроде все понимают важность этого момента, но все равно в работе часто допускают промахи. Еще раз уточню: если бизнес-процесс полностью автоматизирован и заявка поставщику автоматически отправляется системой, когда наступает точка заказа, вероятность ошибки или затягивания поставки снижена. Мы говорим о ситуации, существующей во многих компаниях, где люди в лучшем случае подают заявки по электронной почте в теле письма.
Сбор заявок.
Заявку в отдел снабжения подает тот, кто ответственен за обеспечение филиала/объекта/производства товаром/сырьем (менеджер по закупкам, заведующий производством, технолог, товаровед, кладовщик, руководитель объекта, директор производства, инженер – кто угодно, на кого возложена данная обязанность).
Для эффективной работы нам необходимо получать заявки заранее и в полном объеме. Эффективная работа для нас – это поставка товара вовремя, в полном объеме и на выгодных условиях. Вовремя поданная и точная заявка позволяет избежать нехватки сырья на производстве или товара на полке, а также избежать покупки по более высокой цене ввиду необходимости срочной поставки требуемого объема, который может быть достаточно большим.
Нет электронной системы подачи заявок? Нет даже формы подачи заявки в электронном виде? Тогда бейтесь хотя бы за то, чтобы заявки подавались только в письменном, а лучше – электронном виде, что позволяет не только хранить данные, но и иметь подтверждение на физическом носителе самого факта того, что заявка была подана. Продажники и производственники любят валить все косяки на снабжение, но если отработать четко по заявке, которая еще и сохранится в достоверном виде, вы не только сделаете работу проще, но и прикроете себя.
Разработайте бланк заявки, если его нет. Она должна приходить в отдел закупок от ответственного за заявку на стандартном бланке. Установите время, когда собираете заявки, или так и будете ловить их по кусочкам в ежедневном режиме. Утвердите график подачи заявок. Объем в заявке должен закрывать потребность на определенный промежуток времени. Определите размер товарного запаса — не замораживайте деньги, если это возможно. Если вы не уполномочены определять размер товарного запаса, а выполняете чисто снабженческую функцию — объем остается на совести того, кто подает заявку.
Заявка должна содержать максимум характеристик товара (с указанием полного наименования, цвета, размера, объема, веса, вкуса и т.д.), если мы не говорим о стандартной, регулярно заказываемой, позиции. Так вы сводите к минимуму риск поставки неверного товара и его объема.
Заявки необходимо разделять по типу заказываемого товара. Не нужно смешивать в кучу картошку, автомобили, шторы, компьютеры. Учтите это при разработке формы заявки — чтобы оперативнее распределять заказы по поставщикам. Так не только время сэкономите, но и позволите компании отслеживать расходы по статьям.