При выборе онлайн-кассы часто основным критерием становится цена, берут подешевле, думая только о соответствии требованиям 54-ФЗ. Но есть и другие параметры, на которые обязательно нужно обращать внимание:
- чтобы касса подошла вашему бизнесу,
- не была дорогой в обслуживании,
- чтобы впоследствии вам не пришлось искать ей замену.
Расскажем, о каких характеристиках надо узнать перед покупкой онлайн-кассы. Но сначала остановимся на классификации кассового оборудования.
Типы онлайн-касс
Все кассы объединяет то, что они не могут работать без фискальных накопителей. А по техническим особенностям ККТ делятся на 4 типа:
- автономные кассы;
- смарт-терминалы;
- фискальные регистраторы;
- облачные кассы.
В автономных кассах маленький экран и кнопки. Внешне они напоминают калькулятор. Это бюджетный вариант. У него много технических ограничений, например, маленькая память, поэтому сложно работать с номенклатурой. Устанавливать современную кассовую программу тут тоже не получится, отсюда и значительные ограничения в возможностях и функционале.
Смарт-терминалы ─ планшеты на операционных системах Android и Windows, в которые встроены чековый принтер и фискальный накопитель. У смарт-терминалов нет технических ограничений, и на них устанавливается современное кассовое ПО. Все это дает широкие функциональные возможности.
Для фискальных регистраторов обязательно внешнее устройство с кассовой программой (компьютер, ноутбук, планшет), так как этот вид ККТ всего лишь принтер для печати чеков, в который установлен фискальный накопитель. Поэтому важно правильно выбрать кассовую программу.
У облачных касс нет физической основы ─ кассового аппарата, поэтому их применяют только в онлайн-продажах товаров и услуг. Работают такие онлайн-кассы на условиях аренды, поскольку оборудование расположено в специальных центрах. Регистрация онлайн-кассы на сайте ФНС проводится на арендатора ККТ.
1 критерий. Технические особенности торговой точки
Вам нужно знать:
- тип интернет-связи в магазине (проводная, Wi-Fi, сотовая);
- наличие электрических розеток;
- как часто бывают перебои с интернетом и электричеством.
Например, вы планируете использовать кассу на рынке или в транспорте, где нельзя подключить технику к электрической сети. В этом случае выбирайте среди мобильных касс на аккумуляторах. Обращайте внимание, сколько часов касса работает без подзарядки.
То же самое с интернетом: для работы на выезде лучше рассматривать компактную модель со слотом для sim-карты.
Для стационарной торговли в помещении с розетками выбор касс больше ─ подойдут и модели, которые работают только от сети с большим экраном.
Если интернет нестабильный, обратите внимание на кассы, способные работать в автономном режиме: чеки можно пробивать, даже если нет связи, а когда она появится, вся информация автоматически отправится в ОФД.
Но такая касса не «спасет» торговлю алкоголем: тут интернет-связь должна быть постоянной. Поэтому лучше выбирать кассу с проводным интернетом, или, как вариант, кассу, которая поддерживает сразу несколько видов связи. Например, Wi-Fi и мобильный интернет. Один будет основным, другой ─ запасным.
2. Как на кассе организована работа с номенклатурой товаров
Чем больше у вас ассортимент, тем внимательнее вам надо подходить к этому критерию.
На кассе без особых усилий должны:
- создаваться карточки на новые товары;
- редактироваться информация и цены в действующих карточках;
- добавляться позиции в чек, для чего нужен удобный поиск товаров по базе.
Есть автономные кассы, на которых добавление и изменение номенклатуры невозможны без остановки продаж и специалистов. А это потеря выручки и дополнительные затраты на оплату услуг.
В современных онлайн-кассах карточки создаются прямо на кассе или в личном кабинете. Второй способ удобен тем, что кассир не останавливает торговлю, а с номенклатурой работают другие сотрудники, например, товаровед принимает товар и заводит на него данные.
Если в кассе предустановлен справочник товаров, при приемке достаточно отсканировать штрихкод. Касса заполнит сама всю информацию, вам останется добавить только цену. Высший пилотаж, когда ценообразование в кассе автоматизировано. Тогда и цены проставлять вручную не придется.
Если вы пользуетесь льготой, предусмотренной ст. 7 закона 290-ФЗ, и не добавляете в чек наименование товаров и их цену, то с 01.02.2021 вам придется выдавать чеки «по всей форме», а значит, работать с номенклатурой.
3. Стоимость кассовой программы
Кассовые программы бывают бесплатными и платными.
Проверяйте, есть ли в кассе весь необходимый вам функционал. Особенно внимательными надо быть тем бизнесам:
- для которых предусмотрены отдельные реквизиты чека, например, агентам и ломбардам;
- с расчетом по заказам, оплатой частями, авансами и займами.
Есть кассы, стоимость кассового аппарата где базовая функциональность (пробить чек) бесплатная, а для расширения возможностей (например, добавить в чек код маркировки, или признак агента) нужны платные приложения.
И получается, что вроде бы вы купили кассу с бесплатным ПО, но после расширения функциональности будете вынуждены ежемесячно платить за приложения.
4. Стоимость и порядок обновлений
Законы постоянно меняются, например:
- изменили ставку НДС;
- появились новые требования к реквизитам чека;
- перешли на новый формат фискальных документов;
- стала обязательна маркировка отдельных товаров для многих групп товаров;
Поэтому работать без обновлений кассовой программы не получится.
Варианты обновления кассовых ПО:
- автоматически;
- с помощью специалистов.
В первом случае владелец кассы безболезненно переходит на новые правила работы, а во втором ─ приглашает специалиста, оплачивает его услуги и на какое-то время останавливает продажи.
Без специалиста не получится обновить программу автономной кассы. В отдельных случаях, например, для продажи маркированных товаров, обновление программы в автономке может не помочь. Придется модернизировать кассу или вообще ее менять.
Кстати, некоторые разработчики берут плату за обновления, обращайте на это внимание.
5. Плата за возможность продавать маркированные товары
Все кассы по возможностям работы с маркированными товарами можно разделить на 4 вида:
- Не поддерживают маркировку. Сюда относятся большинство автономных касс. Поскольку в планах у правительства до 2024 года замаркировать почти все товары, мы не рекомендуем кассы, не работающие с маркированными товарами или технику, которую придется модернизировать для соблюдения закона.
- Поддерживают только продажи маркированных товаров ─ добавление кода в чек и передача данных в ОФД.
- Поддерживают полный цикл работы с маркированными товарами ─ продажи + получение документов из ЭДО.
- Подстраиваются под потребности предпринимателя ─ функциональность, связанную с приемкой документов и товаров, можно отключить для экономии, а при необходимости подключить обратно.
Работа с маркированными товарами практически во всех кассах платная. Нужно понимать, что вы хотите, и ориентироваться на минимально возможную цену. Например, вам надо просто продавать товар, тогда нет смысл переплачивать за функциональность для работаты с документами.
Поэтому мы рекомендуем отдать предпочтение гибким кассовым решениям. Где возможен полный цикл работы с маркированными товарами, но приемка подключается отдельно по желанию пользователя. Платить вы будете только за те возможности, которыми пользуетесь.
Так вы сможете продавать маркированные товары, а приемку подключить, когда появится необходимость.